Viele Mittelstandsunternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Projekte effizient zu steuern und gleichzeitig flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Prince2 (Projects in Controlled Environments) ist eine bewährte Projektmanagement-Methode, die besonders für Unternehmen geeignet ist, die strukturierte Planung und klare Verantwortlichkeiten schätzen. In diesem Artikel stellen wir die wichtigsten Aspekte von Prince2 vor und erklären, wie diese Methode helfen kann, Projekte zielgerichtet und erfolgreich umzusetzen.

Was ist Prince2?

Prince2 ist eine prozessbasierte Methode für effektives Projektmanagement. Im Gegensatz zu agilen Methoden wie Scrum oder Kanban setzt Prince2 auf eine klare Phasenstruktur und definierte Rollen. Diese Methode wurde ursprünglich von der britischen Regierung entwickelt, hat sich aber aufgrund ihrer Flexibilität und Anwendbarkeit in vielen verschiedenen Branchen etabliert.

Einige Grundprinzipien von Prince2:

1. Business Case: Jedes Projekt muss einen klaren wirtschaftlichen Nutzen aufweisen und regelmäßig überprüft werden.
2. Rollen und Verantwortlichkeiten: Die Rollen im Projekt sind klar definiert, um Transparenz und Verantwortung sicherzustellen.
3. Phasenplanung: Projekte werden in klare Phasen unterteilt, die regelmäßig auf Fortschritt und Zielerreichung überprüft werden.
4. Erfahrungsbasiertes Lernen: Projekte sollen auf Erfahrungen aufbauen, und Erkenntnisse aus früheren Projekten werden aktiv genutzt, um zukünftige Projekte zu verbessern.
5. Manage by Exception: Solange ein Projekt nach Plan läuft bzw. innerhalb der definierten Toleranzbereiche (z.B. in Kosten, Zeit usw.) müssen Vorgesetzte oder Entscheidungsgremien nicht eingebunden werden. 

Warum ist Prince2 für den Mittelstand relevant?

Viele Mittelstandsunternehmen müssen ihre Ressourcen sorgfältig planen und können es sich nicht leisten, Zeit und Geld in schlecht organisierte Projekte zu investieren. Prince2 bietet hier eine klare Struktur und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Projekte effizient und zielgerichtet zu steuern.
Im Gegensatz zu agilen Methoden wie Scrum, die oft mehr Flexibilität erfordern, legt Prince2 großen Wert auf eine umfassende Projektplanung und klare Dokumentation. Gleichzeitig ermöglicht die Phasenorientierung eine kontrollierte Adaptierbarkeit in Projekten. 

Die Phasen eines Prince2-Projekts

1. Vorbereitungsphase: In dieser Phase wird der Business Case erstellt und die notwendigen Ressourcen sowie der grobe Zeitplan festgelegt.
2. Initialisierungsphase: Hier werden die Detailpläne ausgearbeitet, und das Projekt wird offiziell gestartet.
3. Durchführungsphase: Diese Phase umfasst die operative Umsetzung des Projekts, bei der die Fortschritte regelmäßig überprüft und Anpassungen vorgenommen werden. Diese Phase wird in längeren Projekten in mehreren Phasen unterteilt.
4. Abschlussphase: In dieser Phase wird das Projekt offiziell abgeschlossen, und eine Abschlussdokumentation wird erstellt, um Erfahrungen für zukünftige Projekte festzuhalten.

Die Vorteile von Prince2

• Strukturierte Planung: Prince2 bietet eine klare Planung und stellt sicher, dass das Projekt von Anfang bis Ende gut durchdacht ist.
• Rollen und Verantwortung: Die klare Rollenverteilung sorgt dafür, dass alle Beteiligten wissen, welche Aufgaben sie haben und welche Erwartungen an sie gestellt werden.
• Regelmäßige Überprüfung: Durch die Phasenstruktur können Projekte regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.
• Skalierbarkeit: Prince2 kann an die Größe und Komplexität eines Projekts angepasst werden und eignet sich sowohl für kleinere als auch größere Vorhaben.
• Das Prinzip „Manage bei Exception“ ermöglicht es auch in hierarchischen Organisationen, dass Entscheidungen schnell getroffen werden und Projekte gut durchlaufen.
• Prince2 kann auch mit agilen Methoden verknüpft werden. Beispielsweise kann die Steuerung und Gesamtplanung in Prince2 und die Umsetzung der Phasen in Scrum erfolgen.

Wie kann Prince2 die Transformation im Mittelstand unterstützen?

Im Rahmen von Transformationsprojekten können Mittelstandsunternehmen von der strukturierten Vorgehensweise von Prince2 profitieren. Insbesondere wenn es um die Einführung neuer Technologien oder Geschäftsmodelle geht, bietet Prince2 den Rahmen, um Risiken zu minimieren und den wirtschaftlichen Erfolg des Projekts sicherzustellen.

Viele Transformationen scheitern, weil unklare Verantwortlichkeiten oder fehlende Langzeitplanung zu Problemen führen. Prince2 setzt genau hier an und hilft Unternehmen dabei, ihre Transformationsprojekte strukturiert und zielgerichtet zu managen.

Fazit

Für Mittelstandsunternehmen, die Wert auf klare Strukturen, definierte Verantwortlichkeiten und eine präzise Planung legen, ist Prince2 eine hervorragende Wahl. Mit dieser Methode können Projekte erfolgreich gesteuert und Ressourcen effizient genutzt werden.